信息处理技术员：Word操作技巧(2)

　　Excel 应用小技巧

　　1、Excel小技巧

　　Excel 2002新增了一项“文本到语音”功能，利用这项功能我们可以让Excel工作表开口说话，并可以在输入数据时实现语音校对，大大方便了我们的输入校对工作。单击“工具”菜单下的“语音”，然后选择“文本到语音”命令，打开“文本到语音”之后，会出现“文本到语音”的任务面板，共有五个控制按钮，从左到右依次是“朗读单元格”、“停止朗读”、“按行”、“按列”和“安回车键开始朗读”。如果你输入了大量的数据信息后发现某一个数据可能输错了，如果是以前你可能要拿着原稿，对着屏幕一一检查，现在好了，你可以选定要检查的数据范围，然后点击“文本到语音”任务面板的“朗读”按钮，然后看着你的原稿，听着 Excel的朗读就行了。既然我们的输入有时难免出错，为什么不在输入时仔细校对呢?选择“文本到语音”任务面板的“按下回车键开始朗读”按钮，然后开始输入，你在按回车键结束对一个单元格的输入时，Excel会接着读出的你刚才所输入的内容，这下可好了，我们眼睛着着原稿，双手不停地输入，耳朵听着刚才输入的内容，从而充分调动眼、手、耳等器官功能，实现高速输入。

　　2、使用自定义序列排序

　　使用自定义序列排序 在Excel排序对话框中选择主要关键词后单击选项，可以选择自定义序列作为排序次序，使排序方便快捷且更易于控制。顺便说一下，排序可以选择按列或按行，我以前如果排行的顺序都是选择性粘贴转置，排完序后再转置

　　3、在Excel中输入人名时使用“分散对齐”

　　在Excel表格中输入人名时为了美观，我们一般要在两个字的人名中间空出一个字的间距。按空格键是一个办法，但是我们这里有更好的：我们以一列为例，将名单输好后，选中该列，点击“格式-单元格-对齐”，在“水平对齐”中选择“分散对齐”，最后将列宽调整到最合适的宽度，整齐美观的名单就做好了。

　　4、快速选定Excel区域

　　在Excel中，要想在工作簿中快速选定某块区域，只需单击想选定的区域的左上角单元格，同时按住Shift键不放，再单击想选定的区域的右下角单元格即可。另：按住Ctrl键再用鼠标可任意选定多个不相邻的区域。

　　5、Excel自带的示例文件

　　在:\ProgramFiles\Microsoft Office\Office10\Samples 活页夹中有两个EXCEL示例文件SAMPLES：主要包含工作表函数，条件格式，数据有效性，图标标志，重复任务，数组，API示例，事件，自动化，ADO等演示数据，对学习Excel使用很有帮助SOLVSAMP：是用来学习加载宏“规划求解”的一个示例檔，当中包含6个方面的应用：产品组合、货物传送、排班组合、最大收益、投资方案和电路设计。

　　6、快速选择Excel工作表

　　在Excel中，要在一个有很多个工作表的工作簿中快速的选择某一个工作表，只需将鼠标指针移到工作薄左下角的工作表滚动轴(Sheet Tabs)，然后点击右键，在快捷菜单中选择你想要的工作表。

　　7、在Excel公式和结果间切换的快捷键

　　在excel工作表中输入计算公式时，可以利用“Ctrl+`”键来决定显示或隐藏公式，可让储存格显示计算的结果，还是公式本身，每按一次就切换到“显示”或“隐藏” 这也许是您盼望已久的一个功能;也许您每次都是从“工具”-“选项”-“视图”-“窗口选项”-“公式”来切换的。

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