电子档案管理在证券登记结算领域的创新应用

　　摘要：中国证券登记结算公司(以下简称中国结算)是为证券交易提供集中登记、存管与结算服务的法定机构。在履行证券账户管理、证券登记与过户、证券托管、证券和资金的清算与交收等职责的过程中，形成和管理着大量的凭证档案。本文将以中国结算上海分公司(主要负责上海证券市场登记结算业务)为例，介绍证券登记结算领域对档案管理机制、电子化建设、理念更新等方面的探索和创新。

　　中国结算上海分公司于1993年成立并开展业务。二十年的时间里，证券市场发展与技术进步对证券登记与结算领域不断提出新的挑战和要求，中国结算在证券登记结算的档案管理中也一直在寻求创新。上海分公司的档案管理从人工管理、人工查找的传统、低效方式，发展为现在具有完善的电子化录入、管理、存放、查询的创新、高效的档案管理体系。

　　一、证券登记结算档案

　　管理制度的建立和完善

　　档案管理的规章制度的建立和完善对于证券登记结算领域的档案管理工作至关重要，规章制度的建立可以对档案管理工作的范围及方向有着约束与导向的作用，可以有效避免因缺乏规章制度而导致的档案管理规范性不足等现象的发生。2002年中国结算依据《中华人民共和国档案法》和《中国证监会派出机构档案管理办法》制定并发布了《档案管理办法》，该办法对文件材料归档的范围，文件的整理、立卷与归档，档案的保管，档案的使用，档案的统计和保密，档案的鉴定、销毁和移交等方面做出了规定。上海分公司以《档案管理办法》为依据制定了《中国证券登记结算有限责任公司上海分公司档案管理细则》(以下简称《细则》)。

　　《细则》在对上海分公司档案管理的范围及遵照的规章制度等进行规定的同时对档案管理职责，档案的分类和标识，档案属性和关键字，档案的立卷和归档，档案的保管和借阅，档案的销毁等事项制定了具体的规则。会计档案是上海分公司在经济活动中形成的记录和反映经济业务的重要史料和证据。为了使会计档案管理工作做到科学管理、标准化和规范化，根据《中华人民共和国档案法》、《会计法》、《会计档案管理办法》的有关规定，上海分公司结合实际制定了会计档案管理暂行办法(以下简称《暂行办法》)，对会计档案的保管、移交，会计档案保管的年限，会计档案的借阅，会计档案的销毁等事项制定了相应的管理办法。上海分公司已经创新性地形成以公司总部《档案管理办法》为基础，《细则》与《暂行办法》为补充的规章制度体系。

　　二、创新档案管理方式

　　开展凭证电子化系统建设

　　随着登记结算业务信息化、电子化水平的不断提高，登记结算档案管理方式也随之进行了探索和创新。上海分公司在按照《档案管理办法》、《细则》与《暂行办法》的规定对书面档案进行分类管理的基础上利用计算机技术将书面档案电子化，将电子化的档案纳入凭证电子化系统，已纳入凭证电子化系统的书面档案再定期移交至档案库房保管。

　　上海分公司的主要部门可以分为三类：业务类部门、技术类部门、行政类部门，各部门产生文档之后的过程包括以下主要环节：立卷装盒、移交、凭证电子化、电子文档归档、书面文档移交。

　　在档案管理的整体程序中，电子档案与书面档案的一致性是凭证电子化系统准确性与实用性的重要前提。为保障凭证电子化的质量，凭证电子化室的负责人每月对各类文档进行一致性的抽查，抽查的档案数量不少于总档案数量的20%。与此同时，上海分公司信息统计部作为凭证电子化工作的主办部门，每月对已经抽查的档案进行二次抽查，抽查的档案数量不少于已经抽查档案数量的20%。

　　书面文档移交至档案库房之后的查阅是由上海分公司与档案库房共同完成的，档案库房为每一箱档案制作条形码，该条形码包含了该箱中保存档案的列表。对书面文档进行查阅时，首先向综合管理部进行申请，综合管理部受理符合相关规定的请求后，将所需查阅的书面档案的名称发至档案管理库房，档案管理库房的工作人员据此查询该档案所在的文件箱号，并据此查询所需的书面文档。

　　三、更新档案管理理念

　　提升档案工作人员素质

　　中国的证券登记结算领域每天都在产生大量的数据，原本尚未数字化的书面文档在现代科学技术的帮助下实现了电子化。传统的档案管理“重藏轻用”，将更多的精力置于档案的管理而非档案的使用上，忽略了档案在大数据时代的重要意义。作为登记结算档案这一大数据的拥有者，在档案管理的过程中坚持“藏用并重”的理念，“藏”是基础、“用”是目的，在管理好档案的基础上使用好档案是上海分公司档案管理工作的理念。正是由于这样的理念，上海分公司建立凭证电子化系统时以实用性为出发点，通过简洁的用户界面快速定位到所需的电子档案;档案电子化的过程中实行二次抽检的制度，保证电子档案与书面档案的一致性;每一箱档案上都贴有相应的条形码，条形码包含着盒内档案的类型及列表等信息，便于书面档案的调阅。

　　“藏用并重”的理念对档案查阅与使用的便捷性提出了较高要求。基于此，上海分公司推动凭证电子化系统建设。在传统的档案管理阶段，由于书面档案的查阅需要全人工完成，效率往往较低，档案使用有诸多的不便。上海分公司的凭证电子化系统逐渐完善之后，业务人员可以根据业务需要申请凭证电子化系统的权限，通过OA(电子办公系统)快速而便捷地进入系统查看或复制电子档案。根据凭证电子化系统的查询统计功能计算，凭证电子化系统使用至今电子档案的查阅次数达77424次;2012年全年电子档案的查阅次数达22205次，月均查询次数达1850次;2013年至今电子档案的查阅次数达8217次，月均查询次数可达1000次以上。远远大于凭证电子化系统建立以前书面档案的查询次数，有力地支持了登记结算相关业务的开展，提高了档案的使用效率。

　　档案工作人员的素质也是决定档案管理水平的重要因素之一。在一些机构存在档案管理人员档案理论知识薄弱、缺乏专业培训、身兼数职、岗位变动频繁等现象。为了保证档案管理工作质量，上海分公司坚持以人为本，强化了档案工作队伍管理，实行专人专岗。设置了专门的文件管理岗位，负责协助制定、完善公司档案管理制度和标准，指导、检查各部门档案管理工作并组织持续改进，制定、落实公司档案管理工作计划，清理历史档案，集中保管各部门移交公司档案库房的档案等工作。上海分公司还设有专业的凭证电子化室，数名专职人员运用计算机设备对书面档案进行扫描，并按照事先设定的类别将电子档案归入凭证电子化系统。与此同时，上海分公司信息统计部作为凭证电子化工作的主办部门，负责档案交接和整理、凭证扫描、影像质检、索引录入、索引复核、凭证归档、凭证抽检、监督检查等工作。

　　四、改进证券登记结算

　　档案管理取得的效果

　　(一)完善了证券登记结算档案的基础建设。中国的证券市场在近二十年内产生的档案数量无疑是庞大的，早期的档案管理将工作重心集中于档案的保管与存放，在档案的整理及建立索引等基础设施的建设上存在一些不足。上海分公司形成了以公司《档案管理办法》为基础，上海分公司《细则》与《暂行办法》为补充的规章制度体系;凭证电子化室、档案室等设施的完善为档案管理提供较为完善的硬件;具备专业素质、分工明确的档案管理人员为档案管理提供较为充实的人力支持。制度、硬件、人员三者的齐头并进，夯实了证券登记结算档案管理的基础，支持了登记结算业务的开展。

　　(二)保障了证券登记结算领域档案的安全性。《中华人民共和国证券法》要求证券登记结算机构妥善保存登记、存管和结算的原始凭证及有关文件和资料;《中国证监会派出机构档案管理办法》要求证券登记结算机构科学管理档案，维护档案的完整与安全。上海分公司严格遵守国家法律与部门规章制度对档案管理的相关规定，集中统一管理本单位各种门类和载体的档案、资料，在档案的形成、收集、整理、立卷、归档、保管等环节均以安全性作为首要前提。通过制定档案管理相关的业务流程、控制上海分公司业务档案室进入权限、要求档案库房加强安全检查与档案保管环境检查等措施，从多个层次确保证券登记结算领域档案的安全性与完整性。

　　(三)提高了证券登记结算档案的使用效率。《中国证监会派出机构档案管理办法》要求档案工作人员要熟悉库藏档案的情况，积极主动提供档案，各派出机构档案部门应根据业务和证券市场的需要，不断提高档案信息资料的利用水平。上海分公司按照中国证监会的要求加快文档一体化建设并加快文书档案管理现代化进程，通过凭证电子化系统将卷帙浩繁的业务类、技术类、行政类档案进行电子化并按照档案类型与产生部门分别归入其所在类别。上海分公司将电子档案管理与证券登记结算业务紧密结合，不断完善档案管理规章制度，并持续推进档案管理的现代化进程，提高了证券登记结算领域档案信息资料的使用效率，促进了证券登记结算业务，为资本市场的创新发展提供了依凭和基础。

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