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秘书资格考试心得分享:电话交流的原则

来源:本站原创 2018-02-08 8:30:08 要考试,上考试吧! 模拟考场
考试吧整理了“秘书资格考试心得分享:电话交流的原则”,更多秘书资格考试复习指导,请访问考试吧秘书资格考试网!

  【网络综合 - 秘书资格考试

  每个领导每天都要接听无数个电话,如果这些电话都要领导亲自接听,他们就没有足够的时间和精力去处理公司的战略问题或核心问题。为了解决这个问题,大部分的经营者都让秘书先过滤电话,把一部分不想接或没必要接的电话先行代为处理,只有重要事情非得由领导亲自处理的才转接,这样既能使时间得到合理的管理又能提高工作的效率。

  过滤电话信息是秘书的一项非常重要的日常工作。一个优秀的秘书应该对自己的领导比较熟悉;如果了解他的人际交往范围、思维方式、工作方法和价值观念的话,在一般情况先都能判断自己是不是应该过滤,用什么方法过滤。

  首先,要了解来电者的具体情况。如果秘书接听打给领导的电话,一定要问明对方的身份和目的,包括来电者的姓名、职位、来电原因等等内容。详细了解了这些内容之后,秘书应自觉并正确地判断此电话应不应该转接给领导处理,如果没有必要性即可自行过滤电话信息,避免干扰领导的正常工作。

  其次,要学会判别过滤电话信息。一个公司或一个单位,每天都有很多电话,这些来电有的有要事,有的是无足轻重的,所以秘书就要起过滤器的作用,筛选判别电话信息。有的电话所涉及的事情,如果是秘书职权范围内并能自己处理的,或者领导不想亲自解决而授权给秘书处理的,或者领导不想接或在特殊情况下不便接听的,或者是不重要的事,在这些情况下,秘书要发挥“挡驾”的作用过滤电话信息,而且过后还要向领导进行有效传达。

  再者,过滤电话信息时要使用恰当的语言。秘书在接听电话后,向领导汇报电话内容时应在保证内容正确真实,不夸大也不缩小的基础上,使用恰当的语言委婉地传达电话信息。有时候并不需要将原话一字一句的传达给领导,而只需将大概意思告知领导。否则,有时候可能因为你的用语不慎险些导致领导失和。

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