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2014年秘书资格考试公文写作基础要求4

来源:考试吧 2014-03-04 15:14:55 要考试,上考试吧! 模拟考场
考试吧为大家推荐2014年秘书资格考试公文写作基础要求,希望大家在考试吧学习愉快!

  点击查看:2014年秘书资格考试公文写作基础要求汇总

  1、“制定”与“制订”在使用上有什么区别?

  [解答]“制定”是制作、定出的意思,在公文中习惯用于较大场合,如制定党和国家的路线、方针、政策、法律和法规等;“制订”是制作、订立的意思,公文中习惯用于具体规章制度的订立,例如“最近一个时期,我们单位相继制订了防火、防盗、防毒等安全管理制度。”

  2、公文中常见到“务虚”与“务实”的提法,具体意思是什么?

  [解答]“务虚”是指在进行某项工作活动之前,为保证工作活动的顺利完成,从思想、政策上进行研究讨论,以增强人们对这一工作活动重要性、紧迫性的认识,它与“务实”相对称。“务实”是指按照领导的决策要求,实实在在地去办理、去解决、去完成。有时也含有对这一项工作在技术、设备、人力、物力、办法、措施上如何具体组织进行所作的讨论研究,所以在这点上,它与“务虚”是相对称的。

  从公文写作的结构上看,一些重要的“决定”、“意见”等文种,通常是先“务虚”后“务实”。以《中共中央关于完善社会主义市场经济体制若干问题的决定》为例,全文由十二个大问题并列组成,第一个大问题是“我国经济体制改革面临的形势和任务”,从三个方面阐述了深化经济体制改革的重要性、紧迫性、指导思想、原则和完善社会主义市场经济体制的目的和任务,显然这是“务虚”;在“务虚”的前提下,随即用十一个大问题讲述了完善社会主义市场经济体制的具体要求与措施,这显然又是“务实”。这样,全文在结构布局上即表现为以“虚”带“实”,“虚实结合”,二者相辅相成,相得益彰。

  3、公文用语有什么特点?

  [解答]公文的语言文字,虽然是以一般的语言规律为基础,但是由于公文的内容具有与其他文体不同的权威性和约束作用,具有较强的政治性、政策性和实用性,所以它又有独自的特点,概括地说就是确切、庄重、平实、简明。

  “确切”就是准确贴切。这是对公文写作中文字的最基本要求,因为公文的高度严肃性和严格的政治性,不允许有半点纰漏。

  “庄重”就是庄严郑重。它是党和国家处理公务应有的严正立场和严肃庄重态度在公文中的体现。看看《毛泽东选集》中那一篇篇“声明”、“布告”和“公告”,特别是1949 年4月21 日发布的《向全国进军的命令》和1949 年10 月1 日发布的《中华人民共和国中央人民政府公告》,使我们深深感到它那庄严郑重的气势,而这显然是文学用语无法相比的。“平实”即言之有理、言之有物,语言朴素无华,表意真真切切,既不能是“雾里看花”,也不能是“水中望月”,对描绘性的文学语言与浮华的词藻应尽量少用或不用。“平实”这是言之有理,言之有物,语言朴素,语意实在。描绘式的文艺语言,多数人不懂的方言俗语、浮华的词藻都应少用或不用。“简明”即语言简单、明确,使人一看就懂,易于理解。公文是推动党务、政务,解决实际问题的,长篇大论,言不及义,语义不明将有害于实际问题的解决和执行。

  4、公文中如何正确使用“该”字句?

  [解答] “该”字句是公文中用于表示第三人称的特殊句式,能使行文体现出简洁、庄重的特色。但要注意的是,这个句式往往是带有贬义的,如“该同志思想一贯消极”、“该犯好逸恶劳”等。因此,必须注意不能滥用。实践中,很多同志对此把握不准,不论是用于表扬的还是用于批评的都用“该同志积极靠拢党组织”、“该生”、“该领导”等等,是不尽妥当的。

  5、如何恰当使用模糊语言?

  [解答]在公文写作中,我们在讲用语清楚、准确的同时,又万万不可忽略必要用语的“模糊性”,因为很多文件是十分需要模糊用语的。如属于词方面的有“不少”、“近来”、“近期”、“早上”、“清晨”、“中午”、“傍晚”、“上午”、“下午”、“深夜”、“大家”、“许多”、“大多数”、“少数”、“极个别”、“绝大多数”等;属于句的方面有“程度不同”、“总的来看”、“宏观运转”、“基本上做到了”、“初步取得共识”、“大体上看是可以的”、“他几乎天天早来晚走”等。这些模糊词语具有弹性,在本质上具有中介性,而且表义上又具有模糊性。所以公文需要这种模糊词语,是因为它在一定的环境下,不仅不会造成语言模糊,恰恰有利于语言的准确、清楚。当然模糊词语的使用是有条件的,只有在公文所反映的对象本身是模糊的,人们的认识是模糊的,实际情况又需要加以模糊表述的情况下,才能使用模糊语言,否则将会造成语言模糊。

  6、什么是公文修辞,它的突出特征是什么?

  [解答]公文修辞是指在公文写作中,根据表达的需要,选用最恰当的语言形式表现所要表达的内容,以提高表达效果。公文的修辞,主要表现为消极修辞。所谓消极修辞,是以内容上明确、通顺,形式上平匀、稳密为标准。但有些文件,例如调查报告、专用书信、工作总结、工作研究等特别是一些讲话稿,为了表达的需要,也要积极、恰当地利用各种语言手段来增强所要表达内容的具体性、生动性和形象性,因而其所运用的各种修辞方式都是积极修辞。但这里讲的积极修辞,非指文学写作中那种一般意义上的积极修辞,而是在力求简明、准确、庄重、平实的前提下,大胆突破“禁区”,巧用多种辞格,这种“巧”用(或称“创造性”)的突出特征是多具有仿真性,而不像文学作品那样多具有想象性。辞格是指各种修辞的格式,又称“修辞格”或“修辞方式”。辞格是从人们的长期修辞实践活动中总结出来的各种修辞格式,是提高语言表达效果的重要手段,它有助于语言的艺术化。它在语言的基础上产生,并受语言材料的特点所制约。现代汉语中常用的辞格有一二十种,这些辞格对文学写作的适应性是十分广泛的,对于公文来说,像排比、层递、对比、对偶、回环、引用、比喻、借代、设问、反问、反语等种也是不乏其用的。比如在经济体制改革中,为了做到“慎重初战、务求必胜”,有的文件中讲到具体做法时提出“摸着石头过河”;在科技体制改革中,中央号召我们要“动员千军万马上山摘桃子”;在增产节约运动中,有的文件中提出“要压缩过热空气”、“努力解决头脑发热、经济上空气膨胀的问题”;以及我们在公文中常见的“公文旅行”、“瘪三”、“开源节流”等,都是运用了借代、比喻等修辞方式。又如毛泽东同志《改造我们的学习》中的“墙上芦苇,头重脚轻根底浅;山间竹笋,嘴尖皮厚腹中空”一语,即运用了对偶的修辞格;“一个人的能力有大小,但只要有这点精神,就是一个高尚的人,一个纯粹的人,一个有道德的人,一个脱离了低级趣味的人,一个有益于人民的人”(毛泽东《纪念白求恩》)一语,则使用的是排比方式;“我们是否废除讽刺?不是的,讽刺是永远需要的。”(毛泽东《在延安文艺座谈会上的讲话》)一语,使用的是设问格辞。胡锦涛同志第十国全国人大一次会议闭幕上(2003 年3 月18 日)讲话中所提出的“权为民所用,情为民所系,利为民所谋”,是用三个结构相同的句子组合而成的一个排比句,不仅寓意深刻,而且语言简练明快。至于一般视为公文用语“禁区”的夸张,也不是绝对不能使用,只是一般较少用之。像毛泽东同志在《中国社会各阶级的分析》一文中所讲的:“他们看见那些受人尊敬的小财东,往往垂着一尺长的涎水”,就是采用了夸张的辞格。由此可见,我们不能把公文写作的修辞单纯理解为消极修辞,在某些特定的语境中,同样应当运用多种积极修辞,关键是要运用得恰到好处,不失公文的庄重与平实。

  7、公文写作怎样运用对比?

  [解答]公文在阐述正面观点、正确思想、成功做法、规范行为的同时,总要伴随着指出什么是反面观点,错误思想、失败做法与不应当有的行为(或者与上述情况相反,在指明错误的东西的同时,伴随着要讲明什么是正确的东西)。

  不仅规范性的文件在这方面表现得十分突出(如中国人民解放军的《三大纪律八项注意》、胡锦涛总书记提出的“八荣八耻”等),就是一般制发通知、决定也通常要采用这种技法,把正反两方面事物或问题放在一起对比交代,俗称“泾渭分明”,这就是公文写作技法上“令行”与“禁止”的对立与统一。例如:

  (1)“国务院领导同志的题词、贺信,要认真签收保存,不得随意挪用、拼用,不得断章取义,更不得作为要编制、上项目以及要钱、要物的依据”。(国务院办公厅《关于邀请国务院领导同志出席内事活动和题词的有关规定(试行)》)

  (2)“严格执行国家财政、税收管理制度。各地区、各部门不得对外地产品或经销、使用外地产品的企业擅自增加税费、变动税率;不得制定封锁市场的惩罚性规定,收缴企业的合法收入;也不得超越权限擅自对经销本地产品的企业减免税收”。(国务院《关于打破地区间市场封锁进一步搞活商品流通的通知》)。对比,不仅表现为反正对比,还表现为把程度不同的同一类事物放在一起来对比交代,以求得它的差异,看到事物的变化。这在写总结、工作报告或布置任务讲述工作情况变化时要通常采用的,在具体方法上又含纵比与横比。

  8、撰写工作总结怎样做到“快速成文”?

  [解答]主要有以下四点:

  (1)找出规律、突出重点

  总结的目的,在于立足当前、面向未来,以便对今后工作的认识更加明确、行动更加自觉、步伐更加稳健有力。为此,就必须通过总结找出工作中带有规律性的东西,即能够揭示事物本质、内在联系和指导价值的东西,所以,写“总结”应切忌“流水帐”。所谓“流水帐”,即不分主次,不讲轻重,事无巨细,面面俱到,眉毛胡子一把抓,西瓜芝麻一起端。克服这种现象的唯一办法就是突出重点。所谓“重点”,是指事物的主要矛盾和矛盾的主要方面。具体地说,就是把工作中的基本经验、主要做法以及贯彻党的方针政策上的成功之处,指导工作开展的得力之法,推动事业顺利进行的关键所在……总结提炼出来。只有这样的“总结”才是积累智慧的“宝库”,达到认识彼岸的“桥梁”,那种“千年模样一个样”的“通用总结”(即每到年底,把上一年的“总结”找出来,改改日子,换换数字,开头增加点新的提法,以此应付上级机关)理应加以杜绝。

  (2)“功夫下在平时”

  写“总结”最根本的一条是丰富地占有材料,“巧妇难做无米之炊”。要想解决这个问题,只靠写“总结”时才去现翻材料、现给下级打电话要数字、要例子是不行的,而是要把材料积累的功夫真正下到平时。比如对党和国家在方针、政策上一些重大的、最新的提法;上级组织有关本部门、本系统工作一些新的要求;本机关每一位领导在有关工作上的一些新的意图、见解、评论、想法,特别是他们走着蹓着、随时随地随口而出的一些零零碎碎的想法、看法,一定要记在心中;以上这些是“上头”。还要掌握“下头”,机关内部及下面基层单位出现的工作新动向、新苗头,以及典型人、典型事,特别是群众中出现的对工作精辟的见解、评价及含义深刻的“火花”式的语言。积累的方法是处处留心,看到就摘、听到就记,越记越丰富,越记越熟悉。既有上情,又有下情,这“情”就是写总结的养料,有了丰富的养料就“如虎添翼”,写起“总结”就会随手拈来,轻车熟路,否则,临起草“总结”时现抱“佛脚”,“先搭架子后填肉”,这样临时拼凑、填充起来的“总结”势必言之无物,空话连篇。

  (3)“磨刀不误砍柴功”

  当我们正式接受撰写“总结”的任务之后,不可急于求成,立刻铺纸操笔,匆忙动手。而应在占有大量材料的基础上,认真分析研究,进行思维加工,将零散的、感性的材料,通过归纳、分析,使其上升到系统、理性的高度,明确结论、确立观点。然后列个提纲,做个书面“设计”。待上述准备完结后,再下笔写作。从时间上看,好像这样占去了不少时间,不太划算,不如接到任务后马上动笔来得快,其实不然。前者由于经过较为充分的思考,材料选得精、观点确立准、结构思路清,这样写出的“总结”一般不会出现较大的返工;后者由于匆忙上阵,缺乏充分思考,不但写起来“缺胳膊少腿”,而且由于“怀胎”月份不够是个“早产儿”,所以常会出现大返工,被领导推倒重来,事倍功半,反倒耽误了时间。所以说“七分想,三分写”是快速成文的一条经验。俗话说的好:“磨刀不误砍柴功”。

  (4)不要“十步九回头”

  当按照提纲正式动笔写作时,一开始不要过多考虑文字技巧。俗语讲“抛砖引玉”、“难得可贵的第一稿”,要以“小卒子过河直攻向前”的精神,跑步把初稿铺出来。也就如同盖大楼,先把四框垒起来。俗话讲“有了骨头不愁肉”,然后再修修补补、抹灰压缝,“齐不齐,一把泥”。写“总结”也是在“冲”出初稿之后,再进行修改、推敲、润色,使之成文。总之,千万不要写写停停、停停改改。“十步九回头” 既浪费时光,又容易引起情绪上的烦燥,扰乱了预想的安排。总之,起草初稿如“冲锋”,尽量一气呵成,宜粗不宜细;修改稿子时要精雕细刻,好似“绣花”,宜细不宜粗。

  9、公文的叙事有什么特点?

  [解答] 公文中的叙述主要有如下特点:

  (1)公文中的叙述讲究顺叙

  公文写作中的叙述与文学作品中的叙述是大不一样的。文学作品讲究把事物发展的过程顺序打乱,跌宕多姿,故布疑阵,掀起一个又一个波澜,制造一个又一个悬念,惟恐读者猜出事物发展的结局,直到结尾一般才真相大白,甚至有的到结尾还留有悬念,让读者自己去回味。而公文则大不相同,由于它不为欣赏而求实用,希望阅者一看便知,一听即懂,所以,公文写作中的叙述讲求一目了然,明白晓畅,忌讳曲折起伏、变幻莫测。一篇公文,如果阅者一看标题或者一看开头,就知道文中所要表达的内容并猜出它的结尾,那就是一篇叙述十分成功的公文,而这一点却是文学作品写作的大忌。一般来讲,叙述包括顺叙、倒叙、插序、平叙、补叙等。要做到叙事一目了然,明白晓畅,唯一的写法就是平铺直叙,即通常所说的顺叙。即按事件发生的时间先后顺序或按事物发展的过程顺序来进行叙述,行文的层次、段落和事件发展过程与时间的先后次序基本上是一致的。对于公文写作的叙述要求来说,顺叙是最基本的,也是最主要的。顺叙,还包括按照提出问题、分析问题、解决问题以及按照事物发展的因果关系等逻辑顺序来进行叙述,诸如请示、通报、简报、总结报告、计划、指示性通知等文种中的叙述一般都采用这种顺叙的方法。

  (2)公文中的叙述讲究实叙

  公文写作中的叙述必须坚持求实,最忌虚妄,这是公文叙事的关键一条。因为公文写作的目的是为了解决党和国家公务活动中的实际问题,对上如实陈述问题,对下如实讲明情况,只有这样,才能有利于公务活动的顺利开展。晋代挚虞在《文章流别集》中从另一面告诫道:“逸辞过壮,则与事相违”,必然“背大体而失政教”。太平天国发布的《戒浮文巧言喻》,有这样一段话:“要实叙其事,从某年月日而来,从何人何地证据。——叙明,语语确凿,不得一辞妖艳,毋庸半词虚浮”。这些论述,从公文叙述的角度来看,说得颇有一些道理。有人认为公文中的叙述最为简单,其实不然。公文写作中的叙事是颇有一些难度的。其所以难,恰恰在于不能失实,也就是说得丝毫不能走样。公务活动中的大量事实存在于党政机关及企事业单位的日常工作之中,它不但为本单位周围环境中的一些人所熟悉,也为上级、下级所了解,在这种情况下,叙述时如果不严格遵守事实真相,绝对在所当禁。那种只求写得顺畅而添油加醋甚而至于“马大哈”式的叙述,不但其写作本身是失败的,而且还将给党和国家的事业带来极为不良的影响。

  (3)公文中的叙述讲究分寸

  公文写作中的叙述,是用以客观地反映机关单位某一时期、某一方面或某项工作的得失成败,总结其经验教训的,因此,为了准确地反映公务活动的客观面貌,就不能不讲究叙事的分寸。把握不好分寸,叙述不当,将会引起不良的结果。在日常生活中,人们常说:“帽不大分,鞋不大寸”、“量体裁衣”,用这些道理来比喻公文中的叙述讲究分寸是比较恰当的。叙述只有掌握尺度,才能根据事实准确地做出分析判断,有针对性地采取适当的措施加以解决,以收“寸辖制轮,尺枢运关”之效。否则,言过其实、言不及实都将会给有关公务的决定或执行带来错误的判断,以致造成决策上的失误。

  (4)公文的叙述讲究概述

  公文中的叙述与记叙文中的叙述不尽相同。记叙文的叙述要求具体、详尽,而且往往和描写配合起来,精雕细刻,似如绣花,使文章传神,栩栩如生;而公文中的叙述,不为欣赏,而为实用,故应采用概述的方法,即着重于事件整体的勾画,讲明事情的原委,通过叙述来表明事理。公文的叙述不求细腻而求概括,不求多角度的详叙,而求整体事件上的粗述。概括事实往往被误认为很容易,其实恰恰相反。李涂在《文章精义》中写道:“文章不难于细而难于粗”,这句话不是没有道理的。因为要想把事情讲得粗些、概括些,首先,必须对事物掌握得“了如指掌”,对问题知道得如“水清见底”、“游鱼可数”,这样才能抓住要领。否则,就谈不到概括。可见,概述在某种程度上要比细述难以表达。

  10、公文的议论有什么特点?

  [解答]议论是公文作者运用概念、判断、推理的思维形式阐明事物的内在联系,揭示事物本质和规律的一种表达方法,包括论点、论据和论证三个要素。但公文写作一般较少单独使用议论的形式,多数是在一篇公文中含有一些议论的成分,并且在表达上有一个最突出的特点,即只是原则地表述事理,一般不作多方面、多层次、多角度的完整性论证;在手法上往往是直接加以议论,即一针见血、一语道破、画龙点睛,有时只是一两句结论性的话,是直接说明的简单的逻辑论证方法。例如中共中央、国务院《关于打击经济领域中严重犯罪活动的决定》的第(二)部分,虽然先后有三处出现了议论文字,但是这些议论均是概括性地直陈事理,未作具体的论证展开。这三处概括性的议论文字是:“当前经济领域中的严重犯罪活动,已经和正在腐蚀我们的干部队伍,损害我们党、政府、军队的肌体和国家的信誉,毒化人们的思想、污染社会风气、破坏经济建设,妨碍对外开放和对内搞活经济政策的正确执行,影响社会安定。如果继续听其发展,就将对我国社会主义事业的前途产生极大的危害”;“打击经济领域中严重犯罪活动,是我国社会主义在新的历史条件下阶级斗争在经济领域内的重要表现。在共产党员和国家工作人员中进行这场坚持共产主义纯洁性、反对腐化变质的斗争,关系到我国社会主义现代化建设的成败,关系到我们党和国家的盛衰兴亡”;“必须清醒地看到,如果我们听任经济领域中的严重犯罪活动自由泛滥,我们的现代化就无法顺利进行。”

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