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秘书资格考试
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2014年秘书资格考试三级实务题案例分析2

来源:考试吧 2013-12-9 14:56:50 考试吧:中国教育培训第一门户 模拟考场
考试吧为大家推荐2014年秘书资格考试三级实务题案例分析,希望大家在考试吧学习愉快!

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  场景:公司会议室、秘书办公室、经理办公室

  时间:某日上午

  人物:

  宏远公司总经理办公室秘书:钟苗、初萌

  行政经理:苏明

  总经理:王成

  部门经理:高经理、崔经理

  物品:几个装计算机的大箱子、装有空调的会议室、消防栓、办文单(文件办理单)、办公用品的箱子、简报的报头、录音机、人名台签

  情景一(在公司会议室)

  正准备召开总经现办公会,提前10分钟,秘书与初秘书检各座位上的文件和茶水。

  钟:(对初萌)今天的总经理办公会将重点讨论综合楼项目的资金筹措问题,你帮助检查一下,录音机和磁带准备好了没有。还有我来公司时间不长,认识的人不多,请你把出席人员的座位图给我出一份。

  初:桌上不是有人名台签吗?

  钟:(不悦)我坐在边上,有的人名不是看不见吗?让你帮点忙怎么话这么多。(气氛有点紧张)

  钟:(缓和了口气)初秘书,你觉不觉得这屋子有点凉?

  初:是挺凉的,空调温度可能太低了。

  钟:(过去调空调温度)我说这么凉呢,温度在15度以下,以后设在20度左右就行了。(人们陆续进来入座,王总宣布会议开始,钟秘书桌前有记录本和录音机、磁带)

  王总:下面我们开会,今天的会议内容很重要,关系到我们综合楼项目的建设问题。(画面淡出 钟秘书埋头记录)

  情景二(钟秘书办公室)

  钟秘书正在起草《情况简报》(电脑屏幕):

  宏远信息有限责任公司情况简报

  第8期

  2006年6月5日

  宏远信息有限责任公司办公室

  初:(推门进来)钟秘书,苏经理让我来问总经理办公会下发的文件都收回来了没有。

  钟:(头也不抬)我还没顾上呢,等我把简报打完再说吧。

  初:钟秘书,综合楼项目高经理后天要出差,急需这些文件资料,让我过来取一下。

  钟:会议文件的清通不用那么着急。高经理要带相关文件我再给出一套。

  初:这是总经理办公会定下的有关第三季度各位领导有关的工作安排,苏经理请你制成一份第三季度的会议时间表。

  第三季度领导主要工作安排

  (2006年7月——9月)

  1、王总:7月前两周到上海参加客户洽谈会,8月的第二周到香港参加一周的产品订货会。

  2、刘副总:在8月的每个星期三要参加公司内部的销售部门的工作会。

  3、赵副总:每周的周一参加公司的办公会,9月第三周要开一个全公司的分公司销售会议,9月的最后一周安排休假。

  情景三(苏经理办公室)

  苏经理:(拿起电话)是钟秘书吗,请到我办公室来一下。

  钟:(推门而进)苏经理,你找我?

  苏:你这份第三季度会议计划表编制得有问题,看不出是哪位领导去开会,第几周去开会,你把7、8、9三个月份的会各放在一个栏目中,既看不出第几周,也不知道是谁去开,领导怎么根据这个计划表安排时间呢?

  第三季度会议时间表

  (2006年7月——9月)

七月份
八月份
九月份
上海会议 每周的周一参加 公司的办公会
到香港参加一周的产品订货会。 每周的周一参加公司的办公会 每个星期三要参加公司内部的销售部门的工作会
休假 每周的周一参加公司的办公会

  (苏经理指着表,会议时间表的大特写,钟秘书不好意思)

  钟:我就是太忙了,没太仔细设计,我回去重新编一下。(转身欲走)

  苏:你先等一下,上次关于综合楼项目的会议下发文件为什么到现在还没有收齐?

  钟:我收的晚了点,有几个经理不知道文件放在哪儿了,一时半会儿找不到。

  苏:文件清退必须要及时,否则很容易造成丢失,这些文件中涉及到项目投标内容,一旦泄露会给公司带来严重的后果。

  钟:(一脸不高兴)我明天一定收齐,要是没别的事,我回去马上编制会议计划表。

  苏:那就这样吧!

  情景四(钟打电话)

  钟:崔经理吗?你前两天跟我说让我提供一份发文处理的流程图,我做了一份,现在传真给你,你们可以根据这个流程图建立你们相关的文件处理的规定。

  发文

  登记

  用印

  审核

  撰写

  议拟

  交拟

  (流程表特写,拨打传真电话开始发传真,传真机卡纸,将原稿抽出重发)

  钟:(重新拿起电话)崔经理,传真件收到了吗?收到了,那再见。(推门走出办公室看见楼道边有几个计算机的大箱子挡住了她的门口)

  钟:这是哪个部门的大箱子呀?赶快拿走,别挡在通道上,多碍事呀。(左右看看没有人回应,自言自语)这是谁干的好事,真缺德,放在别人门口怎么不放自己门口呀?(将箱子往前使劲推,推离了自己的门口,档在了消防栓前)

  1、能够提前10分钟到会议地点检查会议的准备情况。对

  2、能够事先准备好与会人员的文件和茶水。对

  3、能够做好会议记录前的准备工作,准备好了记录本和录音机、录音磁带。对

  4、知道在会议桌上摆放人名台签,以便与会者正确落座和做好记录。对

  5、在对公司情况不熟的前提下,能够为会议事先备好座次表。对

  6、在指导下属工作中,态度比较生硬,不注意语言沟通的技巧。错

  7、在检查会议地点时注意了温度的控制,能够指导下属将室温控制在适度的范围内。对

  8、在进行会议记录时,为了保证记录的准确性,能够同时运用手工记录和录音机记录。对

  9、情况简报的文头不正确,情况简报四字应在单位名称下居中。错

  10、简报的印发日期应写在间隔线的右侧,编印单位应写在与印发日期平行的左侧。错

  11、保密会议下发的文件应及时清退。错

  12、编制领导会议时间表时,应注明不同月份的周次。错

  13、注明参加会议的领导人名。错

  14、缺乏保密意识,在重要的会议文件出现丢失的情况下,不及时加以追回,也未及时汇报。错

  15、发文工作处理的流程图不准确、不完整、缺少签发、印制等重要环节。错

  16、在传真文件时,不能正确地使用传真机,出现卡纸,违反操作规定,硬往外抽。错

  17、注意到办公环境的管理,能够及时将挡在通道上的箱子移开。对

  18、在移动箱子时,忘记了安全隐患的管理规定,将箱子挡了消防栓前造成了隐患。错

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