第七章　秘书部门的公文工作

　　1、理解公文及其基本含义

　　答：公文是法定机关和组织在公务活动中按照规定的格式，经过一定的处理程序制成的书面文字材料，是各级各类机关和组织处理工作的一种工具;其基本含义有：公文形成的主体是国家机关及其他社会组织;公文形成的条件是行使职权和实施管理，公文是具有法定效力与规范格式的文件材料;公文是输公务的重要工具之一

　　2、公文有何特点与作用?

　　答：公文的特点主要表现在：公文有法定的作者，公文有法定的权威，公文有特定的效用，公文有规范的体式，公文有规定的处理程序;公文的作用：领导与指导作用，行为规范作用，传递信息作用，公务联系作用，凭据记载作用。

　　3、理解公文的一般分类

　　答：按照公文的来源划分为对外文件，收来文件，内部文件;按公文的行文关系划分为上行文，平行文，下行文;按照公文的秘密程度和阅读范围划分秘密文件，普通文件和公布文件;按公文制发机关的性质和作用划分为法规文件、行政文件和党的文件;按公文内容的性质和特点划分为指挥性公文、规范性公文、报请性公文、知照性公文、记录性公文等。

　　4、理解公文的文体特征及其构成要素

　　答：公文的文体是指在公文写作中运用语言陈述事情、说明问题所采取的具体方法和特点，即公文的表达方式和语体特征。兼用叙述、说明和议论三种表达方式，这是公文文体的主要特点，由于公文具有很强的政治性，政策性和现实效用性，所以公文运用应当做到准确、简明、庄重、得体、典雅;公文的构成要素：《国家行政机关公文处理办法》第十条规定，公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成;《中国共产党机关公文处理条例》第八条规定，党的机关公文由版头、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关书名、成文日期、印章、印发传送范围、主题词、抄送机关、印制版记组成;国家技术监督局发布的《国家机关公文格式》规定的公文的构成要素中，特别强调了“公文管理标识。”

　　5、理解公文的文稿、文本及其作用

　　答：公文的文稿是指公文起草过程中形成的一次又一次的稿子，包括草稿，定稿，草稿是内容和文字表述还未成熟的原始稿件，定稿是指草稿经修改、审阅，并由领导人签发或者会议讨论正式通过的最后完成的定性文稿，定稿是机关制发文件的惟一可靠的标准稿本;公文的文本是同一份文件，根据它们的不同用途，可分为正本、副本、存本、修订本、试行本、暂行本，正本是已经签发的定稿制发的正式文本，盖有发文机关的印章或领导人的亲笔签署，可以证实文件的效力，副本又称抄本，作用是主要代替正本供传阅、参考和备查使用，存本是留在本机关的除草稿、定稿以外的印制本，修订本是重新予以修改补充再行发布的文本，试行本，暂行本是制发文件内容还不十分成熟，必须经过一定时期的实践检验，再行修订时所使用的。

　　6、何谓公文的行文和行文关系

　　答：公文的行文是指一份文件从拟制到运转的整个过程;公文的行文关系是指发文机关与收文机关之间的公文往来关系。

　　7、理解公文的行文方向、方式及行文规则

　　答：下行文分为三种方式：逐级下行文，多级下行文，直达基层组织或群众的下行文;上行文：逐级上行文，多级上行文，越级上行文;平行文应用范围十分广泛，可以在不分系统、级别、地区的党、政、军机关以及社会团体，企业，事业等单位之间使用;公文的行文规则有：注意隶属关系，尊重机关职权;大力精简文件，严格控制发文数量和范围，一般情况下，党政机关不得越级行文;牵涉到几个部门的问题，部门之间要先协商一致或经上级裁决，然后行文;行文必须正确确定主送机关和抄送机关;主送机关与公文名称相互呼应;一般来说，同级机关或部门可以联合行文;关于“请示”的行文问题;关于各级党政机关办公厅(室)的行文问题;在报刊上发布的法规性公文，应视为正式公文依照执行，经过批准在报刊上全文发布的行政法规和规章，应当视为公文依照执行，可不再行文。这种在报刊上发布的法规性公文，可由发文机关印制少量文本，以备查考。

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