考点5 建立表结构
建立表结构有3种方法，一是在“数据表”视图中直接在字段名处输入字段名；二是使用“设计”视图；三是通过“表间导”创建表结构。
1使用“数据表”视图
（1）如果还没有切换到“数据库”窗口，可以按[Fl1]键从其他窗口切换到数据库窗口。
（2）请单击“对象”下的“表” ，然后单击“数据库”窗口工具栏上的“新建”按钮。
（3）双击“数据表视图”选项，将显示一个空数据表。
（4）重新命名要使用的每一列：请双击列名，键入列的名称，命名方式必须符合Access的对象命名规则，然后再按Enter键。
（5）随时可以插入新的列：单击要在其右边插入新列的列，然后单击“插入”菜单中的“列”命令。按步骤4中的说明重新命名列的名称。
（6）在数据表中输入数据。
将每种数据输入到相应的列中（在Access中，每一列称作一个字段）。例如，如果正在输入姓名，将名输入在名的字段中，而将姓输入在另一个不同的字段中。如果输入的是日期、时间或数字，请输入一致的格式，这样Access能为字段创建适当的数据类型及显示格式。在保存数据表时，将删除任何空字段。
（7）在已经将数据输入到所有要使用的列后，单击工具栏上的“保存”按钮来保存数据表。
（8）在保存表时，Access将询问是否要创建一个主键。如果还没有输入能唯一标识表中每一行的数据，如零件编号或ID编号，它将建议选择“是”。如果已经输入能唯一标识每一行的数据，可以指定此字段为主键。
注意：除了重新命名及插入列外，在保存新建数据表之前或之后，也可以随时删除列或重新排序列的顺序。
2使用“设计”视图
（1）双击“设计器创建表”，打开表“设计”视图。
（2）在“字段名称”中输入需要的字段名，在“字段类型”中选择适当的数据类型。
（3）定义完全部字段后，设置一个字段为主键。
（4）单击工具栏上的“保存”按钮，这时出现“另存为”对话框。
（5）在“另存为”对话框中的“表名称”中输入表的名称。
（6）单击“确定”按钮。
3使用“表向导”
（1）如果还没有切换到“数据库”窗口，可以按[Fll]键从其他窗口切换到数据库窗口。
（2）请单击“对象”下的“表” ，然后单击“数据库”窗口工具栏上的“新建”按钮。
（3）双击“表向导”选项。
（4）按照“表向导”对话框中的提示进行操作。
如果要修改或扩展结果表，在使用完表向导后，可以在“设计”视图中进行修改或扩展操作。
考点6 向表中输入数据
在建立了表结构之后，就可以向表中输入数据了。向表中输入数据就好像在一张空白表格内填写内容一样简单。在Access中，可以利用“数据表”视图直接输入数据，也可以利用已有的表。
考点7 字段属性的设置
表中每个字段都有一系列的属性描述。字段的属性表示字段所具有的特性，不同的字段类型有不同的属性，当选择某一字段时，“设计”视图下部的“字段属性”区就会依次显示出该字段的相应属性。
1字段大小
通过“字段大小”属性，可以控制字段使用的空间大小。该属性只适用于数据类型为“文本”或“数字”的字段。对于一个“文本”类型的字段，其字段大小的取值范围是0~255，默认为50，可以在该属性框中输入取值范围内的整数；对于一个“数字”型的字段，可以单击“字段大小”属性框，然后单击右侧的向下箭头按钮，并从下拉列表中选择一种类型。
2格式
“格式”属性用来决定数据的打印方式和屏幕显示方式。不同数据类型的字段，其格式选择有所不同。
3默认值
“默认值”是一个十分有用的属性。在一个数据库中，往往会有一些字段的数据内容相同或含有相同的部分。例如：性别字段只有“男”和“女”两种，这种情况就可以设置一个默认值。
4有效性规则
“有效性规则”是Access中另一个非常有用的属性，利用该属性可以防止非法数据输入到表中。有效性规则的形式及设置目的随字段的数据类型不同而不同。对“文本”类型字段，可以设置输入的字符个数不能超过某一个值；对“数字”类型字段，可以让Access只接受一定范围内的数据；对“日期／时间”类型的字段，可以将数值限制在一定的月份或年份以内。
5输入掩码
在输入数据时，如果希望输入的格式标准保持一致，或希望检查输入时的错误，可以使用Access提供的“输入掩码向导”来设置一个输入掩码对于大多数数据类型，都可以定义一个输入掩码。
定义输入掩码属性所使用的字符见表2-2。
考点8 建立表之间的关系
1表间关系的概念
在Access中，每个表都是数据库中一个独立的部分，它们本身具有很多的功能，但是每个表又不是完全孤立的部分，表与表之间可能存在着相互的联系。
表之间有3种关系，分别为：一对多关系、多对多关系和一对一关系。
（1）一对多关系是最普通的一种关系。在这种关系中，A表中的一行可以匹配B表中的多行，但是B表中的一行只能匹配A表中的一行。
（2）在多对多关系中，A表中的一行可以匹配B表中的多行，反之亦然。要创建这种关系，需要定义第三个表，称为结合表，它的主键由A表和B表的外部键组成。
（3）在一对一关系中，入表中的一行最多只能匹配于B表中的一行，反之亦然。如果相关列都是主键或都具有唯一约束，则可以创建一对一关系。
2参照完整性
参照完整性是一个规则系统，能确保相关表行之间关系的有效性，并且确保不会在无意之中删除或更改相关数据。
当实施参照完整性时，必须遵守以下规则：
（1）如果在相关表的主键中没有某个值，则不能在相关表的外部键列中输入该值。但是，可以在外部键列中输入一个Null值。
（2）如果某行在相关表中存在相匹配的行，则不能从一个主键表中删除该行。
（3）如果主键表的行具有相关性，则不能更改主键表中的某个键的值。
当符合下列所有条件时，才可以设置参照完整性：
（1）主表中的匹配列是一个主键或者具有唯一约束。
（2）相关列具有相同的数据类型和大小。
（3）两个表属于相同的数据库。
3建立表间的关系
当想让两个表共享数据时，可以创建两个表之间的关系。可以在一个表中存储数据，但让两个表都能使用这些数据；也可以创建关系，在相关表之间实施参照完整性。
在创建关系之前，必须先在至少一个表中定义一个主键或唯一约束。然后使主键列与另一个表中的匹配列相关。创建了关系之后，那些匹配列变为相关表的外部键。
创建表之间的关系步骤如下：
（1）在数据库图表中，对于想要与另一个表中的相应列相关的数据库列或列组合，单击行选择器 。
（2）把鼠标指针放在行选择器上，将指针拖动到相关表上。若要使选定的列与相关表的主键相关，可将指针拖动到相关表的标题栏上。
（3）释放鼠标按键这时会显示“创建关系”对话框，并且会尝试让选定的列与相关表中具有相同名称和数据类型的列相关。
（4）在“创建关系”对话框中，确保想要关联的列显示在“主键表”和“外部键表”列表中。
（5）选择“确定”以创建关系。
关系的主键一方表示为钥匙符号 。在一对一关系中，初始化关系的表确定了主键一方。
对于一对一关系，关系的外部键一方表示为钥匙符号 ；对于一对多关系，关系的外部键一方表示为无限符号∞。
